Facturen, rekeninguittreksels, dagboeken: als ondernemer moet u uw boekhouding jarenlang bijhouden. Hoe lang precies, daarover bestaat vaak verwarring, want het boekhoudrecht en de fiscale wetgeving hanteren een verschillende termijn. Op deze pagina leest u hoe lang u wat moet bewaren, of dat digitaal mag en wat er gebeurt als u stukken te vroeg weggooit.
Er gelden twee termijnen naast elkaar. Het Wetboek van economisch recht, dat de boekhoudplicht regelt, schrijft voor dat u uw boeken en verantwoordingsstukken 7 jaar bewaart. De fiscale wetgeving legt sinds de wet van 20 november 2022 een langere termijn op van 10 jaar, zowel voor de inkomstenbelastingen als voor de btw. Omdat u aan beide moet voldoen, is 10 jaar de termijn die in de praktijk telt.
Voor de btw bewaart u facturen en andere stukken 10 jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de datum van de factuur.
Voor de personenbelasting of vennootschapsbelasting loopt de termijn tot het einde van het tiende jaar of boekjaar na het belastbaar tijdperk waarop de stukken betrekking hebben. De termijn van 10 jaar geldt vanaf aanslagjaar 2023.
Kortweg alles wat uw boekhouding onderbouwt. Denk aan:
Welke boeken u precies bijhoudt, hangt af van het soort boekhouding dat u voert. Lees daarover ook ons artikel over enkelvoudige of dubbele boekhouding.
Ja. U mag stukken digitaal bewaren, ook papieren documenten die u inscant, zolang ze volledig, leesbaar en ongewijzigd blijven en u ze op vraag van de administratie kunt voorleggen. Sinds 1 januari 2026 zijn facturen tussen Belgische ondernemingen in de regel elektronisch. Ook die e-facturen bewaart u gedurende de volledige termijn, in de vorm waarin u ze ontving.
Zorg voor een back-up en kies geen systeem waarbij u na het opzeggen van een abonnement geen toegang meer hebt tot uw archief. Dat risico wordt vaak onderschat.
Te vroeg weggegooid? Kunt u bij een controle geen bewijsstukken voorleggen, dan kan de administratie uw beroepskosten verwerpen of uw belastbaar inkomen zelf inschatten. Bovendien riskeert u administratieve boetes. Twijfelt u of iets weg mag, bewaar het dan.
Dat verschilt. Voor het boekhoudrecht loopt de termijn van 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar. Voor de fiscus hangt het beginpunt af van de belasting, zoals hierboven beschreven. Wie het simpel wil houden, bewaart alles minstens 10 jaar, gerekend vanaf 1 januari van het jaar na het boekjaar.
Ook als u uw activiteit stopzet, blijft de bewaarplicht gelden. U bewaart de stukken dus nog de volledige termijn nadat u gestopt bent, of spreekt af wie dat voor u doet.
Allebei, maar voor een andere wet. Het boekhoudrecht vraagt 7 jaar, de fiscus 10 jaar. Omdat u aan beide moet voldoen, houdt u 10 jaar aan.
Voor particulieren gelden geen boekhoudregels, maar het is verstandig om stukken bij uw aangifte, zoals attesten voor giften, kinderopvang of pensioensparen, te bewaren zolang de fiscus uw aangifte nog kan controleren.
Veel boekhouders bewaren een digitale kopie, maar de wettelijke verantwoordelijkheid blijft bij u als ondernemer. Spreek duidelijk af wie wat bewaart, en wat er met uw archief gebeurt als u van boekhouder verandert.
Wilt u uw administratie en archief uit handen geven? Op Trustlocal bekijkt u de top 10 boekhouders voor eenmanszaken bij u in de buurt, met hun reviews en specialisaties.
Om u beter en persoonlijker te helpen, analyseren we het websiteverkeer. Hiermee kunnen we content en advertenties personaliseren en functies voor social media bieden. Deze gegevens worden gedeeld met onze partners en zij kunnen dit aanvullen met informatie die u eerder aan hen hebt verstrekt.
